Llega fin de año y, como usuario de nuestro software para distribución Teragest®, debes realizar una apertura de ejercicio en el mismo. Se trata de un proceso sencillo, pero en el que debes tener en cuenta algunos puntos. Continúa leyendo y te enseñaremos cómo hacerlo
Una vez dentro de la interfaz de nuestro ERP Teragest®, lo que tenemos que hacer en primer lugar es ir a UTILIDADES / Utilitarios / Crea nuevo ejercicio.
Nota: Si nada más entrar en este proceso nos aparece un mensaje diciendo «Apertura de ejercicio: Directorio de BD vacío», ponte en contacto con Madinsa.
Para iniciar el proceso de apertura de ejercicio, leer el texto de se muestra en pantalla y a continuación pinchar sobre el botón «INICIAR PROCESO».
Por defecto, el programa de gestión propone reiniciar los contadores de los diferentes tipos de documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas), así como otros movimientos que se registran mediante un contador (Traspasos de almacenes, Notas de Entrega, Pedidos de compra, etc.).
Si decidimos trasladar documentos desde el ejercicio 2023 al 2024 (Pedidos de Venta y Albaranes) YA NO SE PODRÁN INICIAR LOS CONTADORES DEL TIPO DE DOCUMENTO SELECCIONADO. Esta opción se seleccionará si se decide traspasar albaranes o pedidos recogidos en el ejercicio 2023 para que sean facturados o, en el caso de traspaso de pedidos, generar los documentos correspondientes en 2024.
INSTALACIONES CON TERMINALES DE MOVILIDAD (AUTOVENTA/PREVENTA)
Antes de proceder a la apertura del ejercicio, los terminales deben haberse descargado y actualizados los datos enviados, asegurándose en Teradroid que en la opción SINCRONIZACIÓN aparezca en la parte superior “RECIBIR BD” y en el software para distribución Teragest® todos los emisores estén en situación distinta a “DOCUMENTOS RECIBIDOS”.
Por otra parte, después de haber realizado la apertura del ejercicio generaremos manualmente el fichero a enviar de todas las máquinas para que éstas integren los nuevos contadores de 2024. Desde este momento, ya no se podrá recoger ningún documento Albarán/Factura/Pedido correspondiente al ejercicio 2023 desde los terminales.
Si una vez cargadas las máquinas con el nuevo ejercicio 2024 abierto, se necesita hacer una recarga estando todavía en el año 2023, hay que cambiar la fecha desde el sistema operativo de las máquinas a 01/01/2024, realizar la recarga y posteriormente volver a dejar la fecha del Terminal a la del día del año 2023 en el que estemos. Es aconsejable que esta recarga se envíe ya en el primer día de trabajo del año 2024 junto con las facturas y cobros realizadas.
GESTIÓN DE REPARTO
Existen dos posibilidades de gestionar los pedidos descargados el último día del año antes de realizar la apertura de ejercicio:
A) Facturar esos pedidos en el ejercicio siguiente.
No hay que asignar pedidos a ningún camión de reparto y marcar en la apertura de ejercicio que vamos a trasladar los pedidos al nuevo ejercicio (Check “Traslada pedidos pendientes ejercicio anterior”).
B) Facturar los pedidos recibidos con fecha del año a cerrar.
Los pedidos no se trasladan de ejercicio, y antes de la apertura hay que asignarlos a sus correspondientes camiones, generar los documentos e imprimirlos.
La apertura y/o finalización de los repartos se realizará (después de la apertura del nuevo ejercicio 2024) desde el ejercicio 2023.
Para finalizar el proceso de apertura de ejercicio confirmar en la ventana que aparece tras pulsar el botón Aceptar.
Esperar unos minutos a que finalice el proceso. Una vez terminado, cerrar el programa Teragest® del todo y volver a entrar para que coja el nuevo ejercicio.
Para poder gestionar procesos del ejercicio anterior (Pedidos de Venta, Gestión de Albaranes, etc.) entrar en GENERAL/parámetros/generales y activar solo el proceso que se necesita utilizar.
