Son muchas y poderosas las razones por las que cualquier empresa que trabaje con mercancía, especialmente cuando se trata de distribuidores de alimentación, debería realizar un inventario de almacén de forma periódica o, al menos, una vez al año coincidiendo con el cierre del ejercicio fiscal. Una fotografía fija del stock proporciona al gestor información muy valiosa de cara a la toma de decisiones en el día a día de un negocio.
Si aún tienes dudas sobre por qué deberías realizar inventario de almacén, no dejes de leer este artículo. Te mostraremos los principales argumentos a favor de contabilizar las existencias en stock en tus instalaciones.
Inventario de materia prima: vital para una gestión eficiente del distribuidor alimentario
Un importante número de empresas distribuidoras cerraron el ejercicio 2019 sin realizar un inventario de almacén. Perdieron así la oportunidad de acceder a información detallada y precisa de aquellos productos con los que realmente cuenta. Realizar un inventario final es de vital importancia y aporta al distribuidor información valiosísima para una correcta gestión de stock de almacén. Además, facilita la toma de decisiones de gestión, contribuyendo a una mayor eficiencia del negocio.
1) Control de stock
El recuento y anotación de todos aquellos artículos almacenados en tus instalaciones es fundamental para conocer el valor exacto de la mercancía. Esto es, su precio, su descripción, la cantidad de la que dispones, etc., así como su disponibilidad de cara a planificar nuevas compras. Así evitarás compras de material innecesario y podrás anticiparte a realizar otras.
2) Cierre de la contabilidad anual
A la hora de realizar los ajustes contables pertinentes en tu cuenta de pérdidas y ganancias es primordial contar con un informe de inventario detallado y conciso. La fotografía fija de la que hablábamos al inicio de este artículo: datos ordenados y objetivos sobre tus productos en stock.
3) Control del valor real de tu inversión
Precisamente esa fotografía fija te revelará cuál es el valor de la inversión realizada. La gestión del inventario de productos es fundamental para controlar tu flujo de efectivo. Una vez establezcas tu inventario de mercancía y conozcas la disponibilidad real de los artículos, podrás mejorar el flujo de caja, ofreciéndolos y generando así nuevos ingresos, de cara a recuperar parte de la inversión realizada en su momento.
4) Control de caducados o próximos a caducar
En un negocio de distribución de productos alimenticios y/o bebidas, el inventario de productos te devuelve información valiosísima sobre la disponibilidad real de mercancía. Conocerás de primera mano qué productos tienen una próxima caducidad, de modo que puedas tomar las decisiones oportunas para dar salida a lotes concretos. Un recuento detallado de los productos en stock te permitirá saber con cuáles cuentas y con cuáles no podrás contar y a partir de cuándo.
5) Evitar pérdida de producto
Conocer y poder gestionar aquellos productos que llevan más tiempo en su almacén es crucial para el distribuidor de alimentación y bebidas, que podrá así darles salida de manera efectiva. El inventario te desvelará datos relevantes sobre la rotación de un determinado producto, su estacionalidad o el grado de interés que ha despertado entre tus clientes.
6) Reducir los costes de almacenaje
El control de aquellos productos con menos salida o cuyo coste varía con el tiempo resulta crucial de cara a reducir los tiempos de permanencia en tus instalaciones y, por ende, para reducir los costes de almacenamiento acarreados.
7) Control exhaustivo de la trazabilidad alimentaria
Hacer un inventario de materia prima es la manera más efectiva de ajustar los lotes para un escrupuloso control de la trazabilidad alimentaria, de modo que por ejemplo puedan evitarse lotes negativos.
Ayúdate con un programa de control de inventarios
Las tareas de inventario pueden resultar farragosas en cuanto en tanto no dispongas de medios que faciliten la tarea y redunden en la comodidad del usuario encargado de realizarlas. El empleo de un programa para control de stock o de control de inventarios permitirá un desarrollo fácil y rápido del mismo.
Madinsa ha previsto esta funcionalidad en el desarrollo del software de distribución ERP Teragest®, con el que la labor de inventario se tornará fácil y sencilla a través de su conexión con el software de movilidad Teradroid. Con un terminal con lector de código de barras y este último, el usuario encargado irá leyendo la mercancía y enviándola de forma automática al programa de gestión Teragest®.
En empresas con autoventa -en las que la mercancía se haya distribuida en diferentes unidades de transporte-, el programa permite la posibilidad de un recuento individual y en diferentes momentos para una mayor eficiencia en la realización del inventario. Posteriormente, la información obtenida será volcada en los registros del programa de gestión Teragest®.
